A importância de armazenar o XML da Nota Fiscal

É de suma importância armazenar o XML das notas fiscais é uma prática que deve ser adotada por todas as empresas, apesar de todas as notas emitidas ficarem armazenadas num grande banco de dados da SEFAZ dos estados, esse arquivo não é de fácil acesso nem para o empreendedor nem pelo contador.

 Afinal, de quem é a responsabilidade de armazenar o XML?

É necessário que o empreendedor entenda que apesar de enviar mensalmente o XML para o contador, não é de responsabilidade da contabilidade armazenar o XML, a responsabilidade de armazenamento e do empreendedor, a função do contador e receber o arquivo XML para importação e escrituração dos documento, para fins de apuração dos tributos e entrega de obrigações acessórias.

Para que a contabilidade armazenasse todos os XML's de todos os clientes seria necessário dispor de um sistema de armazenamento muito robusto, o que geraria um aumento considerável dos custos.

Porque armazenar o XML?

De acordo com o 6º parágrafo do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente da nota fiscal tem a obrigação de disponibilizar o arquivo digital e o protocolo de autorização da nota ao destinatário.

A regra e de forma geral tanto o emitente como o destinatário devem manter o arquivo digital da nota fiscal armazenados pelo prazo estabelecido na legislação tributária ( 5 anos), esse arquivo deve ser armazenado para fins de consultas futuras, trocas de mercadorias, garantia ou para ser apresentado à receita federal ou estadual em caso de fiscalização.

O que é XML?

Um documento XML é um texto em formato de códigos, com tags e marcações que armazenam informações das notas fiscais, dados do destinatário e do emitente, tipo de operação, descrição dos produtos ou serviço, município, valores, forma de pagamento, hora e data.

Esse arquivo permite que o contribuinte armazene de forma prática todas as informações das operações realizadas.

Caroline Rodrigues Moreira, Formada em Administração de Empresas pela Faculdade Pitágoras de Belo Horizonte e Especialista em Gestão Tributária pela Faculdade Una. Atualmente Caroline faz parte da equipe fiscal de um Escritório Contábil.